Comment Lex4u vous accompagne dans la mise en place d'une politique interne d'utilisation de l'IA ?

Dans la plupart des entreprises, l’intelligence artificielle est déjà entrée par la porte de service.

Les équipes l’utilisent sans instruction, avec des comptes personnels, sur des documents qui n’auraient pas dû sortir. La politique interne ne crée donc pas un usage : elle le rend visible et le canalise.

La charte d’utilisation

C’est le document que lisent les collaborateurs. Il doit tenir en quelques pages et répondre à des questions concrètes.

On retrouvera, par exemple :

• Quels outils sont autorisés, et sous quel compte ?  La distinction entre un abonnement professionnel, dont les conditions excluent en principe la réutilisation des données pour l’entraînement, et un compte gratuit personnel est déterminante.
• Quelles informations peuvent y être introduites. C’est le cœur du sujet, et nous le traitons par catégories plutôt que par exemples : données personnelles de clients ou de collaborateurs, informations couvertes par un accord de confidentialité, documents contractuels en cours de négociation, données financières non publiées, éléments couverts par un secret professionnel.
• Ce qui doit être vérifié avant usage. Toute production destinée à sortir de l’entreprise passe par une relecture humaine, qui porte sur l’exactitude des faits, la validité des références et l’absence de reprise d’un contenu protégé.
  Ce qui doit être signalé, et à qui. Une réponse manifestement fausse transmise à un client, une fuite d’information, un résultat discriminatoire.

Nous rédigeons cette charte dans un langage clair que vos équipes comprennent, et nous l’articulons avec vos documents existants : règlement de travail, politique de sécurité, engagements de confidentialité.

La gouvernance de l’IA au sein de votre entreprise

La charte ne vit que si quelqu’un en répond et l’actualise régulièrement.

Nous mettons en place un dispositif proportionné à votre taille, qui repose sur quatre points.

• Une personne ou un comité désigné, chargé d’autoriser les nouveaux outils. Sans ce filtre, l’inventaire est périmé dès le premier mois.
• Un inventaire des systèmes effectivement utilisés, avec pour chacun le fournisseur, la finalité, les données concernées et le lieu de traitement. Ce document sert au moins trois fois : pour vos obligations RGPD, pour répondre aux questionnaires de vos clients et de votre assureur, et pour préparer l’échéance du 2 décembre 2027 si l’un de vos usages relève des systèmes à haut risque.
• Une procédure de validation avant tout déploiement touchant des personnes, en particulier dans les ressources humaines.
• Un traitement des incidents, articulé avec votre procédure de violation de données lorsque des données personnelles sont en cause.

La formation : au minimum une fois par an et plus si nécessaire

L’article 4 du règlement européen impose aux entreprises qui utilisent des systèmes d’IA de prendre des mesures pour soutenir le développement de la littératie en intelligence artificielle de leurs équipes. Le règlement (UE) 2026/1744 a assoupli la formulation de cette obligation, qui reste néanmoins une obligation de moyens dont il faut pouvoir démontrer l’exécution.

En pratique, une session annuelle courte par population concernée suffit à couvrir l’essentiel : ce que l’outil fait réellement, pourquoi il produit des affirmations fausses avec assurance, ce qui se passe quand on y dépose un document, et ce que dit votre charte.

Nous conservons la trace de ces sessions (en ligne ou en présentiel), qui constitue la preuve en cas de contrôle notamment.

Les obligations de transparence : le coeur du dispositif

Depuis le 2 août 2026, l’article 50 du règlement impose d’informer les personnes qui interagissent avec un système d’IA, et de rendre identifiables les contenus générés artificiellement. Concrètement, cela concerne votre agent conversationnel, vos réponses automatisées et, selon les cas, vos contenus marketing.

Une période transitoire court jusqu’au 2 décembre 2026 pour le marquage en format lisible par machine des systèmes déjà sur le marché. Nous intégrons ces exigences dans la politique plutôt que d’en faire un chantier séparé.