Facture électronique = facture papier pour la TVA

Depuis le 1er janvier 2013, d’importantes modifications ont été apportées aux règles applicables en Belgique en matière de TVA.

Celles-ci sont consacrées par la loi du 17 décembre 2012 qui transpose la directive 2010/45/UE relative au système commun de TVA en ce qui concerne les règles de facturation.

Ainsi, la facture électronique est mise sur un pied d’égalité avec la facture papier.

L’objectif poursuivi est de permettre aux entreprises d’utiliser pleinement les possibilités offertes par la facturation électronique. Une définition de la facture électronique est désormais intégrée dans le Code de la TVA. Des changements sont également apportés concernant la conservation des factures, l’auto-facturation ou encore l’Etat membre compétent pour les règles d’émission de la facture.

En Belgique, chaque année, plus d’un milliard de factures sont envoyées, pour la plupart établies, comptabilisées et payées électroniquement mais traitées sur papier. Cela représente un coût important pour les entreprises et accroît le risque de commettre des erreurs lors du traitement des factures.

Il est donc apparu nécessaire de stimuler l’usage de la facturation électronique.

C’est ce que réalise la loi du 17 décembre 2012 en assurant un traitement identique des factures papier et électroniques.

Une définition large de la facture électronique est désormais intégrée dans le Code de la TVA (art. 1er, § 13 code TVA).

Pour qu’une facture soit considérée comme une facture électronique, il est nécessaire qu’elle soit émise et reçue sous une forme électronique, quelle que soit cette forme. Sont donc visées comme factures électroniques, les factures sous un format électronique (messages structurés de type XML, FINVOICE, PDF, Word ou autre) qui sont émises et reçues sous une forme électronique, comme un email avec pièce jointe, un fax non reçu sur papier, le téléchargement sur un portail web, etc.

D’une manière générale, il s’agit des situations où l’émission de la facture s’effectue par la transmission ou la mise à disposition électroniques des données que la facture doit contenir, quelle que soit la procédure utilisée (techniques de la télématique, clef USB, code-barres, puce électronique …).

L’utilisation d’une facture électronique est soumise à l’acceptation du cocontractant.

Cette acceptation peut à présent être tacite (par exemple, par le biais du paiement).

La nouvelle loi du 17 décembre 2012 apporte également des modifications en matière d’archivage des factures. Celles-ci ont trait au format, au lieu de conservation ainsi qu’aux exigences en matière d’authenticité, d’intégrité et de lisibilité.

Les factures peuvent être conservées tant sous format papier que sous format électronique et ce, quelle que soit la forme dans laquelle elles ont été délivrées ou reçues.

Un contribuable peut déterminer le lieu de conservation de ses factures et copies de factures, pour autant qu’il puisse les mettre à disposition de l’administration de la TVA, sans retard indu, à toute réquisition de sa part (art. 60, §2, al.1 code TVA).

Si les factures sont conservées sous format papier, la conservation sur le territoire belge reste obligatoire.

Par contre, les factures ou copies de factures sous format électronique peuvent être conservées en dehors du territoire belge. Un accès complet et en ligne aux données concernées doit toutefois être garanti en Belgique (art. 60, §2, al.2 code TVA).

L’authenticité de la provenance, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture, qu’elle soit électronique ou non, doivent être garanties à partir du moment de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation (art. 60, §5 code TVA).

La durée de conservation des factures et copies de factures est de 7 ans (art. 60, §3 code TVA).

Le Code TVA prévoit la possibilité que les factures soient émises par le cocontractant de l’assujetti qui livre les biens ou preste les services, plutôt que par le fournisseur ou le prestataire de services.

C’est ce qu’on appelle l’auto-facturation (self-billing). Ce mécanisme exigeait jusqu’à présent un accord préalable entre les parties ainsi qu’une procédure d’acceptation par le fournisseur ou le prestataire pour chaque facture.

Désormais, l’acceptation tacite de l’émission d’une facture par self-billing suffit (par exemple, par le biais du paiement de la facture sans contestation concernant le caractère électronique de celle-ci).

Toutefois, pour des raisons de sécurité juridique, il apparaît dans l’intérêt même des parties d’avoir un accord préalable écrit.

Le Code TVA prévoit désormais que la facturation est soumise aux règles applicables dans l’Etat membre dans lequel la livraison de biens ou la prestation de services est réputée être effectuée.

Toutefois, l’Etat membre compétent pour fixer les règles de facturation est celui du fournisseur ou du prestataire lorsque :

  • l’opération est réputée ne pas être effectuée dans la Communauté ; et
  • le fournisseur ou le prestataire n’est pas établi dans l’État membre dans lequel la livraison de biens ou la prestation de services a lieu et que le redevable de la taxe est le destinataire de la livraison de biens ou de la prestation de services (art. 53 decies code TVA).

Frédéric Dechamps

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